Indemnité kilométrique : compensation globale pour les déplacements professionnels

Examinons les dispositions légales et les restrictions.

Contenu

• Voiture de société ou indemnité kilométrique
• Indemnité kilométrique : quel montant ?
• Pour quels kilomètres ?
• Conclusion

Voiture de société ou indemnité kilométrique

Si vous devez vous déplacer dans le cadre de votre travail, votre employeur peut vous fournir une voiture. Il peut s'agir d'une voiture partagée utilisée pour des missions spécifiques bien définies, ou d'une voiture de société que vous êtes autorisé à utiliser en permanence. Vous pouvez aussi utiliser votre propre voiture et recevoir une compensation. Voyons d'abord la différence entre les deux systèmes.

Voiture de société

En Belgique, nombreux sont ceux qui circulent avec une voiture de société mise à disposition par leur employeur. Il s'agit soit d'une voiture-salaire, un véhicule qui sert uniquement de rémunération et qui est principalement utilisé pour des déplacements privés, soit d'un véhicule de fonction. Ce dernier est principalement utilisé dans le cadre de l'exécution du travail, par exemple pour rendre visite à des clients.

Qu’il s’agisse d’une voiture de société ou d’un véhicule de fonction, il faut payer à l'État une taxe. Pour une voiture, il s'agit d'un forfait calculé en fonction de la valeur du véhicule, du type de carburant, des émissions de CO2 et de l'âge de la voiture. Sur la base de ces paramètres, on calcule l'avantage toute nature, sur lequel une taxe est ensuite prélevée, de manière similaire à l'impôt sur le salaire. Dans le cas d'un véhicule de fonction mis à votre disposition et que vous pouvez également utiliser pour vos déplacements privés, il n'y a pas de calcul forfaitaire, mais la valeur réelle de l'utilisation privée est taxée. Convenez avec votre employeur d'un arrangement qui soit cohérent en cas de contrôle fiscal.

Indemnité kilométrique

Mais que se passe-t-il si votre employeur ne met pas de voiture à votre disposition ? Vous pouvez alors utiliser votre voiture personnelle, mais dans ce cas, votre employeur est légalement obligé de vous dédommager. L'indemnité kilométrique est un système largement utilisé à cette fin, dans le cadre duquel vous ne payez pas d'impôt sur les montants versés, pour autant qu'ils restent dans les limites des dispositions légales. L'indemnité kilométrique est un montant forfaitaire payé par votre employeur pour chaque kilomètre parcouru dans le cadre de votre travail. L'idée est que cette indemnité couvre le coût moyen d'un kilomètre parcouru avec une voiture moyenne. En théorie, elle couvre donc non seulement le coût du carburant (essence, diesel, électricité, etc.), mais aussi l’impact de ces kilomètres sur l'entretien, la dépréciation, les taxes et l'assurance.

Comme il s'agit d'une indemnité pour l'utilisation d'un véhicule privé, elle n'est pas considérée comme un salaire et n'est donc pas imposée. Toutefois, pour éviter les abus, les législateurs ont assorti l'indemnité kilométrique d'une série de conditions, telles que le type de trajets et le montant auquel vous avez droit par kilomètre parcouru sans payer d'impôts sur l'indemnité. Nous y reviendrons dans cet article.

Indemnité kilométrique : quel montant ?

Le montant que votre employeur paie par kilomètre dépend dans certains cas des conventions qui s'appliquent au secteur dans lequel vous travaillez. Mais quel que soit ce montant, il existe des limites.

Limites légales

Autrefois, il était courant de travailler avec un montant indexé annuellement, publié une fois par an et valable un an. Depuis la crise de l'énergie et les fluctuations importantes des prix des carburants, il existe également un montant indexé trimestriellement afin que l'indemnité kilométrique exonérée d'impôt ne vous désavantage pas en tant que travailleur. Selon le secteur dans lequel vous travaillez, c'est l'indemnité kilométrique indexée annuellement ou l'indemnité kilométrique indexée trimestriellement qui est utilisée. Du moins, si aucun autre accord n'a été conclu au niveau sectoriel ou local, avec, par exemple, un montant kilométrique inférieur ou supérieur. Il s'agit là d'une exception et non d'une règle, et dans ce cas, le montant supplémentaire par kilomètre n'est pas exonéré d'impôt.

Montants actuels

Les derniers montants datant de mars 2024 sont de 0,4269 €/km pour l'indemnité kilométrique trimestrielle indexée et 0,4280 €/km pour l'indemnité kilométrique annuelle indexée. Ce dernier montant sera indexé à la fin du mois de juin 2024 et sera alors valable pour une année supplémentaire. Notez qu'il s'agit de montants maximaux non imposables fixés par la loi. Il se peut que votre employeur vous accorde un montant inférieur. Si vous essayez de prouver que vos frais sont plus élevés, demandez ce que votre employeur vous offre.

Suivi des frais kilométriques

Pour demander le remboursement des frais kilométriques à votre employeur, vous devez évidemment tenir compte du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel. Vous pouvez supposer que votre employeur dispose d'un moyen de réclamer ce remboursement, et qu'il existe donc une manière acceptée de prouver ces kilomètres, qui est également sensée pour le fisc. Si vous parcourez davantage de kilomètres, le forfait ne s'applique plus et le fisc peut vous demander de prouver les kilomètres parcourus, par exemple sur la base des reçus de carburant, du kilométrage de votre voiture, de l'entretien, etc.

Sachez qu'il existe des applications permettant de tenir des relevés kilométriques transparents. Si votre employeur ne vous offre pas cette possibilité, vous pouvez toujours envisager de vous lancer vous-même avec une application, dont il existe souvent des versions gratuites. Ne serait-ce que pour votre tranquillité d'esprit et votre confort.

Votre employeur peut-il donner plus ?

Si les frais kilométriques réels de votre voiture sont inférieurs à l'indemnité que vous recevez, vous avez de la chance. Si vos dépenses sont plus élevées, vous n'avez pas de chance. À moins que votre employeur ne décide de vous accorder un montant plus élevé par kilomètre, mais dans ce cas, le fisc imposera la partie qui dépasse le maximum légal comme un salaire. À moins que vous ne puissiez prouver qu'un kilomètre vous coûte effectivement plus que le maximum légal, mais cela peut demander un certain effort. Demandez donc quelles sont les conséquences fiscales, car il pourrait bien s'agir d'un cadeau empoisonné.

Pour quels kilomètres ?

L'indemnité kilométrique légale exonérée d'impôt ne s'applique qu'aux déplacements professionnels. Rendre visite à des clients, se rendre à l'aéroport lors d'un voyage d'affaires, se rendre à un séminaire, aller chercher des marchandises, etc. Tout cela, pour autant que ce soit dans le cadre du travail.

Et les déplacements domicile-travail ?

Vos déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels. Cela dit, votre employeur peut vous accorder une indemnité à ce titre, mais celle-ci est en fait distincte du système d'indemnités kilométriques. Cette indemnité est également soumise à des règles fiscales, notamment en ce qui concerne les déductions fiscales. L'administration fiscale veut ainsi éviter que l'indemnité soit utilisée pour payer le salaire de manière fiscalement avantageuse. La déduction fiscale (ou l'exonération fiscale) diffère selon qu'il s'agit d'une indemnité forfaitaire ou d'une indemnité pour frais réellement exposés.

Pour l'abattement forfaitaire, il existe une franchise d'impôt de 470 € (année d'imposition 2024, revenus 2023). Si votre employeur vous donne plus, vous serez donc imposé sur ce montant. Si votre employeur vous donne un coût par kilomètre effectivement parcouru pour votre trajet, ce remboursement est de toute façon imposé. Dans ce cas, toutefois, vous pouvez déduire vos frais de déplacement domicile-travail de vos impôts à raison de 0,15 € par kilomètre. Mais encore une fois : les déplacements domicile-travail sont distincts de l'indemnité kilométrique dont nous parlons dans cet article.

Exception : les déplacements à vélo

Une exception à la règle de l'exclusion des déplacements domicile-travail de l'indemnité kilométrique s'applique lorsque vous vous déplacez à vélo. Dans ce cas, les déplacements peuvent également être remboursés sur une base forfaitaire. Étant donné qu'un vélo coûte généralement moins cher qu'une voiture, que son entretien est moins onéreux et que vous ne devez pas non plus payer le carburant, un taux forfaitaire plus bas de 0,35€/km s'applique à l'indemnité vélo. Toutefois, l'indemnité vélo est plafonnée à 3 500 € par an ou à 10 000 km. Au-delà, vous serez imposé comme vous l'êtes sur les salaires.

Conclusion

Bien que le système de voiture de société soit généralement une alternative assez favorable au salaire, tous les employés n'en bénéficient pas. Si vous devez effectuer des déplacements pour le travail et que votre employeur ne peut pas non plus fournir temporairement un véhicule pour effectuer ces déplacements, il est obligé de vous accorder une indemnité liée à un certain nombre de règles fiscales.